Organizar o escritório da empresa vai muito além de guardar ou esconder os papéis e pastas sob a mesa. É necessário pensar em como otimizar a produtividade e adotar soluções funcionais, que não resolvam apenas o dia de trabalho, mas sim a situação do ambiente corporativo em médio ou longo prazo.

Como organizar o escritório?

Um espaço organizado é sinônimo de profissionalismo e reflete sobre a atuação dos colaboradores e sobre a percepção dos clientes. Mas não basta “esconder” a bagunça, pois na rotina de uma empresa, ela facilmente torna a aparecer.

Veja a seguir as dicas para tornar o seu local de trabalho mais organizado:

1. Primeiro, o ambiente

Excesso de mobiliário, layout inadequado e cores mal aplicadas são apenas alguns dos problemas que podem causar a desordem. É necessário contar com um mobiliário corporativo com as dimensões certas para a sua sala, dispor de compartimentos de armazenamento, usar as tonalidades que valorizem o espaço e não que gerem uma atmosfera carregada ou claustrofóbica. A organização começa pelo planejamento da Arquitetura Corporativa!

2. Documentos na nuvem

Estudar e traçar o fluxo da documentação do negócio é essencial para um bom andamento de seus processos. Encontrar sistema de arquivamento que se encaixem em sua estrutura e cultura também. E não é preciso ir muito longe. A solução pode estar bem aí na sua frente: no computador, ou melhor, na nuvem.

A adoção do cloud computing pelo setor corporativo permitiu economizar diversos recursos ligados aos esforços de arquivamento. Assim, digitalize ao máximo e poupe espaço em seu escritório.

3. Ah sim, a mesa de trabalho

É inegável, quando a mesa de trabalho está organizada, o serviço rende mais e com menos dor de cabeça. Procure manter sob ela apenas itens como:

• Computador;
• Celular (se permitido);
• Garrafa de água;
• Porta-retrato;
• Objetos indispensáveis para a realização da tarefa (agenda, caneta, telefone, entre outros).

4. O essencial bem guardado

Apesar da ajuda dos recursos de computação, é natural que existam muitos documentos impressos, que: 1. Não podem ficar soltos por aí; 2. Precisam ser facilmente encontráveis; fatores que não se resolvem com as velhas pastas ou gavetas.

Pense em centralizar. Sistemas de Arquivo Deslizante, ou até mesmo alguns armários porta-arquivos, podem ser uma ótima solução se o seu uso for devidamente planejado.

5. Cada um faz a sua parte!

Embora essas dicas para organizar o escritório já ajudem a resolver boa parte dos problemas, dificilmente elas serão sentidas se os colaboradores não forem educados e incentivados a cuidarem bem de suas próprias mesas e objetos.

Chaves, bolsas, óculos, carteiras e outros itens devem ser colocados em um local apropriado. Cada um precisa dar o destino certo para os seus pertences e se autogerenciar para guardar tudo na hora da chegada, e recolher tudo quando for ir embora.

Mas será que sua empresa está otimizada para render bons resultados?

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